Ręczne przepisywanie
Dane krążą między mailem, Excelem, formularzami i komunikatorami.
Microsoft 365 · Power Platform · Automatyzacja i agenci
Sprawdź w 3 minuty, gdzie Twoja firma traci czas.
Pomagam uporządkować faktury, magazyn, sprzedaż, zgłoszenia i inne procesy, które dziś opierają się na ręcznym przepisywaniu danych.
Sprawdź, co można zautomatyzować
Krótka ankieta · bez zobowiązań
W czym mogę pomóc
Najczęściej firmy tracą czas nie przez ludzi, tylko przez brak systemu.
Wolne procesy
Zadania zależą od pamięci ludzi, ręcznych przypomnień i ciągłego dopytywania.
Brak kontroli
Nie wiadomo, kto ma temat, na jakim jest etapie i gdzie proces się blokuje.
Prosty schemat
Proces najpierw trzeba uporządkować. Dopiero potem ma sens automatyzacja.
1
Problem
Powtarzalna praca, chaos, błędy.
→
2
Proces
Ustalamy kroki, odpowiedzialność i dane.
→
3
Automatyzacja
Power Automate, Microsoft 365, formularze, powiadomienia.
→
4
Efekt
Mniej ręcznej pracy i większa kontrola.
Przykładowe use case’y
Konkretne sytuacje, które często da się uprościć bez budowania wielkiego systemu.
To nie są obietnice gotowego wdrożenia w każdej firmie. To przykłady obszarów, od których najczęściej warto zacząć analizę.
Porządek w dokumentach i akceptacji
Faktura lub dokument trafia do jednego miejsca, dostaje status, osobę odpowiedzialną i przypomnienie. Mniej szukania po mailach, mniej ręcznego pilnowania.
Zgłoszenia braków, wydań i przyjęć
Pracownik zgłasza zmianę przez prosty formularz, a dane zapisują się w arkuszu lub liście. Osoba odpowiedzialna dostaje powiadomienie i widzi status sprawy.
Leady i przypomnienia o kontakcie
Zapytanie z formularza wpada do uporządkowanej listy, klient dostaje potwierdzenie, a handlowiec przypomnienie, żeby nie zgubić tematu.
Jeden numer sprawy i jasny właściciel
Zgłoszenie dostaje numer, termin i odpowiedzialną osobę. Dzięki temu łatwiej sprawdzić, co jest otwarte, kto ma temat i gdzie proces stoi.
Przykład automatyzacji
Tak może wyglądać prosty przepływ pracy w firmie.
Nie zaczynamy od skomplikowanego systemu. Najpierw bierzemy jeden powtarzalny proces i sprawdzamy, gdzie można odzyskać czas.
Start
Formularz lub zgłoszenie
Klient albo pracownik wpisuje dane tylko raz.
System
Power Automate
Przepływ zapisuje dane, tworzy zadanie i uruchamia powiadomienia.
Efekt
Mail · Teams · SharePoint
Status sprawy, przypomnienie i porządek bez ręcznego pilnowania.
Agent AI
Sprawdź proces z Asystentem Klimek Automation.
Agent pomaga wstępnie ocenić, czy dany proces w firmie nadaje się do uporządkowania albo automatyzacji. Zadaje proste pytania, doprecyzowuje problem i kieruje do formularza kontaktowego, jeśli temat warto przeanalizować dalej.
Kwalifikacja procesu
Microsoft 365
Power Automate
SharePoint · Outlook · formularze
Jak korzystać?
Opisz krótko, co w firmie zajmuje dużo ręcznej pracy albo gdzie pojawiają się błędy, opóźnienia lub chaos.
Portfolio
Cztery działające systemy. Jeden spójny proces obsługi klienta.
Wszystkie cztery zbudowałem dla własnej firmy i używam ich codziennie. Dlatego liczby w sekcji „Ile to kosztuje” są policzone na realnym ruchu, a nie wzięte z folderu reklamowego. Rozwiń projekt, żeby zobaczyć schemat działania i zrzuty ekranu.
Projekt 1 · automatyzacja
Automatyzacja obsługi zapytań z formularza
Formularz → Power Automate → lista SharePoint → automatyczne maile. Zgłoszenia nie giną, klient dostaje potwierdzenie w minutę, a system sam nadaje priorytet i termin kontaktu.
Zobacz szczegóły +Zwiń −
Projekt 1 · automatyzacja
Automatyzacja obsługi zapytań z formularza
Formularz → Power Automate → lista SharePoint → automatyczne maile. Zgłoszenia nie giną, klient dostaje potwierdzenie w minutę, a system sam nadaje priorytet i termin kontaktu.
Klient wypełnia krótki formularz na stronie. Zgłoszenie zapisuje się na liście SharePoint z kompletem danych, klient natychmiast dostaje potwierdzenie, a na skrzynkę firmową idzie powiadomienie z podsumowaniem i linkiem do rekordu. System nadaje zgłoszeniu priorytet na podstawie deklarowanej intencji klienta i wielkości firmy oraz ustawia termin kontaktu na następny dzień. Nikt niczego nie przepisuje. Nic nie ginie.
Co daje taki system:
zgłoszenie nie ginie w mailach, dane są w jednym miejscu, a osoba zainteresowana dostaje automatyczne potwierdzenie. Utrzymanie: bez nowej subskrypcji, bo całość działa na Microsoft 365, który firma już opłaca.
Dlaczego dane nie leżą w Excelu:
pierwsza wersja zapisywała zgłoszenia do arkusza. Przeniosłem ją na listę SharePoint, bo Excel to plik: przy dwóch zgłoszeniach naraz albo otwartym pliku robią się konflikty. Lista to tabela w bazie - każde zgłoszenie ma własny rekord, historię zmian i uprawnienia. Excel jest świetny do analizy, ale nie jako miejsce, w którym mieszka proces.
01
Formularz
Klient opisuje firmę, problem i zaznacza, czy chce otrzymać propozycję.
02
Power Automate
Przepływ pobiera odpowiedzi, zapisuje dane i sprawdza, jaki scenariusz uruchomić.
03
SharePoint + priorytet
Zgłoszenie ląduje na liście jako osobny rekord ze statusem i priorytetem: wysoki, średni albo niski.
04
Maile
System wysyła potwierdzenie do klienta i szczegóły zgłoszenia do właściciela procesu.
Projekt 2 · agent AI
Agent AI do wstępnej kwalifikacji procesów
Agent na stronie rozmawia z klientem, porządkuje jego problem i kieruje do formularza. Lepiej opisane zapytania jeszcze przed pierwszym kontaktem.
Zobacz szczegóły +Zwiń −
Projekt 2 · agent AI
Agent AI do wstępnej kwalifikacji procesów
Agent na stronie rozmawia z klientem, porządkuje jego problem i kieruje do formularza. Lepiej opisane zapytania jeszcze przed pierwszym kontaktem.
Drugi projekt rozszerza system obsługi zapytań o agenta zbudowanego w Microsoft Copilot Studio. Agent pomaga użytkownikowi opisać problem, zadaje pytania diagnostyczne i kieruje do formularza, gdy temat nadaje się do dalszej analizy.
Jak łączy się z całym systemem:
strona prowadzi użytkownika do agenta, agent porządkuje temat, formularz zbiera dane, a Power Automate zapisuje zgłoszenie i uruchamia powiadomienie.
01
Strona www
Użytkownik trafia na sekcję z agentem i może od razu opisać swój proces.
02
Copilot Studio
Agent zadaje krótkie pytania, rozpoznaje problem i nie wchodzi w zbyt techniczne szczegóły.
03
Formularz
Po rozmowie użytkownik może przejść do ankiety i zostawić uporządkowane zgłoszenie.
04
Power Automate
Zgłoszenie trafia dalej do systemu: lista SharePoint, status, priorytet i mail z podsumowaniem.
System kwalifikacji zapytań
01
Strona
Użytkownik trafia do sekcji Agent AI.
02
Agent AI
Doprecyzowuje problem i kieruje dalej.
03
Formularz
Zbiera dane potrzebne do analizy.
04
Automatyzacja
Lista SharePoint, status, priorytet i mail.
Efekt:
lepiej opisane zapytanie i mniej chaosu przed pierwszym kontaktem z klientem.
Projekt 3 · mini-CRM
LeadFlow - system obsługi zapytań i follow-upów
Zapytania, oferty i przypomnienia w jednym miejscu. Żaden lead nie ginie, a o zaległym kontakcie przypomina automat - codziennie o 8:00.
Zobacz szczegóły +Zwiń −
Projekt 3 · mini-CRM
LeadFlow - system obsługi zapytań i follow-upów
Zapytania, oferty i przypomnienia w jednym miejscu. Żaden lead nie ginie, a o zaległym kontakcie przypomina automat - codziennie o 8:00.
Trzeci projekt domyka proces sprzedaży w małej firmie: zapytanie z formularza trafia do uporządkowanej listy, a system sam pilnuje statusów, ofert i terminów kontaktu. Zamiast rozproszonych maili i notatek - jedno miejsce, w którym widać, na czym stoi każdy temat. Całość, od formularza po follow-upy, jest przygotowana jako gotowy pakiet do wdrożenia w małej firmie.
Co daje taki system:
żadne zapytanie nie ginie, każda oferta ma datę i wartość, a o zaległym kontakcie przypomina automat - codziennie rano, z linkiem prosto do sprawy.
01
Formularz
Klient zostawia zapytanie w krótkim formularzu: kontakt, temat i opis problemu.
02
Power Automate
Przepływ zapisuje zgłoszenie w liście, nadaje status „Nowe zapytanie" i od razu planuje pierwszy kontakt.
03
Lista SharePoint
Wszystkie leady w jednym miejscu: statusy, priorytety, oferty, notatki i daty kontaktu.
04
Follow-upy
Codzienna kontrola o 8:00: gdy mija termin kontaktu, właściciel dostaje maila z przypomnieniem.
Projekt 4 · AI w Power Automate
Agent AI, który czyta i klasyfikuje zapytania klientów
Rozszerzenie LeadFlow: AI czyta opis problemu w minutę po jego wpłynięciu, nadaje priorytet, wykrywa braki i przygotowuje pytania do klienta.
Zobacz szczegóły +Zwiń −
Projekt 4 · AI w Power Automate
Agent AI, który czyta i klasyfikuje zapytania klientów
Rozszerzenie LeadFlow: AI czyta opis problemu w minutę po jego wpłynięciu, nadaje priorytet, wykrywa braki i przygotowuje pytania do klienta.
Czwarty projekt dodaje do LeadFlow warstwę AI. Klienci opisują swój problem własnymi słowami - jedni podają konkrety, inni piszą tylko „ile to kosztuje?". Agent czyta każdy nowy opis, ocenia go według stałych reguł i zapisuje wynik prosto do listy. Człowiek nie klika nic - dostaje gotową ocenę i wie, od którego tematu zacząć dzień.
Co daje taki system:
każde nowe zapytanie w ok. minutę ma priorytet i notatkę: co wiadomo, czego brakuje i o co dopytać. Konkretne tematy nie czekają, a ogólnikowe nie zabierają czasu.
01
Nowe zapytanie
Klient zostawia zgłoszenie, rekord pojawia się na liście LeadFlow i uruchamia przepływ.
02
Analiza AI
Model GPT czyta opis problemu i zwraca ocenę w stałym, sprawdzalnym formacie - priorytet, braki, pytania.
03
Zapis do listy
Przepływ uzupełnia rekord: priorytet, znacznik „wymaga uzupełnienia" i notatka z gotowymi pytaniami.
04
Zbiorczy mail
Raz dziennie właściciel dostaje jedną wiadomość z listą zapytań, które trzeba doprecyzować.
Jak wygląda współpraca
Bez wielkiej teorii. Najpierw sprawdzamy, czy jest co usprawniać.
Krok 1
Krótka ankieta
Opisujesz, gdzie w firmie tracisz czas i co robicie ręcznie.
Krok 2
Analiza procesu
Patrzę, czy problem da się uprościć, uporządkować albo zautomatyzować.
Krok 3
Propozycja rozwiązania
Dostajesz konkretny kierunek: co warto zrobić, a czego nie ruszać.
Co możesz zyskać
Mniej ręcznej pracy. Więcej kontroli nad procesem.
Mniej błędów
Bo dane nie są przepisywane ręcznie kilka razy.
Szybsza obsługa
Bo system może wysyłać powiadomienia i przypomnienia automatycznie.
Większy porządek
Bo wiadomo, kto odpowiada za dany etap pracy.
Ile to kosztuje, a ile oszczędza
Zanim porozmawiamy o technologii, policzmy.
Pracownik biurowy w Polsce
~7 700 zł / mies.
Nie 6 390 zł z umowy - do wynagrodzenia dochodzą składki pracodawcy. Rocznie: ponad 92 tysiące złotych. Godzina jego pracy kosztuje firmę około 46 zł.
Automatyzacja w Microsoft 365
4 500 - 6 500 zł jednorazowo
Utrzymanie: bez nowej subskrypcji, bo rozwiązanie działa na Microsoft 365, za który Twoja firma już płaci. Sam przepływ nie generuje opłaty miesięcznej. Jedyny wyjątek to warstwa AI, jeśli ją dokładamy: kilkanaście do kilkudziesięciu złotych miesięcznie przy ruchu małej firmy.
Kwota dotyczy wdrożenia jednego procesu, jak opisany wyżej system obsługi zapytań. Szerszy zakres, czyli agent AI, aplikacja albo kilka procesów naraz, wyceniam osobno: zawsze po analizie i zawsze przed rozpoczęciem prac.
Na co idzie czas: w firmie, która dostaje 80 zapytań miesięcznie, przepisywanie danych, potwierdzenia i pilnowanie odpowiedzi zajmuje około 20 godzin - dwa i pół dnia roboczego, co miesiąc. Po wdrożeniu zgłoszenie samo trafia na listę, klient dostaje potwierdzenie w minutę, a raz dziennie przychodzi mail z zapytaniami bez odpowiedzi. Zostaje sama merytoryczna odpowiedź: około 4 godzin zamiast 20.
Ile to jest w złotych: 16 odzyskanych godzin razy 46 zł to około 736 zł miesięcznie. Przy takim wolumenie wdrożenie zwraca się w 6-9 miesięcy i pracuje dalej, bez kolejnej faktury co miesiąc.
A kiedy się nie opłaca: przy 15-20 zapytaniach miesięcznie odzyskujesz jakieś 4 godziny, czyli około 180 zł. Zwrot rozkłada się wtedy na dwa lata i zwykle nie warto. Jeśli po analizie wyjdą u Ciebie takie liczby, powiem to wprost, zamiast sprzedawać Ci wdrożenie.
Gwarancja działającego procesu
Zakres spisujemy po analizie, zanim cokolwiek zaczynam budować. W tym zakresie poprawiam do skutku, bez dopłat i bez limitu poprawek. Ryzyko, że coś nie zadziała, jest po mojej stronie.
Zmiany wykraczające poza spisany zakres wyceniam osobno i zawsze przed wykonaniem, więc żadna faktura Cię nie zaskoczy.
Przez pierwsze 30 dni po starcie jestem pod ręką: pytania, drobne poprawki i dostrojenie są w cenie. Nie zostajesz z systemem sam.
W cenie każdego wdrożenia
- Analiza przed wyceną - najpierw sprawdzam, czy automatyzacja w ogóle Ci się opłaca. Jeśli nie, mówię wprost.
- Dokumentacja procesu - prosty opis, jak system działa i co zrobić, gdy coś się w firmie zmieni.
- Wideo dla zespołu - krótkie nagranie, jak korzystać z systemu. Nowy pracownik ogląda kilka minut zamiast dopytywać.
- 30 dni wsparcia po starcie - bo pierwsze tygodnie pokazują, co warto jeszcze dostroić.
Uczciwe zastrzeżenie
Automatyzacja nie zastąpi człowieka w rozmowie z klientem, w wycenie ani w decyzji. Zastąpi przepisywanie i pilnowanie. Nie proponuję redukcji zatrudnienia - proponuję, żebyś nie musiał zatrudniać kolejnej osoby do tej samej roboty.
Jedna uwaga o terminach: pracuję sam i prowadzę jedno wdrożenie naraz, od analizy po start. Kolejne zgłoszenie czeka na zwolnienie terminu, a kolejność ustala data wypełnienia ankiety.
Policzę to na Twoich liczbach
Krótka rozmowa, konkretny wynik, bez zobowiązań.
O mnie
Praktyczne podejście do automatyzacji.
Nazywam się Maciej Klimek. Przez ponad piętnaście lat pracowałem w produkcji, magazynie, montażu i obsłudze reklamacji, w tym prowadząc własną firmę i realizując zlecenia na terenie Unii Europejskiej. Byłem tym, kto przepisuje dane z formularza do arkusza, więc wiem, która część procesu jest naprawdę zepsuta, a która tylko wygląda na bałagan.
Dlatego pracuję w tej kolejności: najpierw proces, potem narzędzie. Automatyzacja nałożona na nieuporządkowany proces tylko przyspiesza bałagan.
- Power Automate · Microsoft Applied Skills: Create and manage automated processes
- Copilot Studio · Microsoft Applied Skills: Build an agent
- Agenci autonomiczni · Microsoft Applied Skills: Enhance agents with autonomous capabilities
- PL-7001, PL-7002, PL-7003 · szkolenia Power Platform w formule Microsoft Training Services Partner
Applied Skills to laby w prawdziwym środowisku Microsoftu: zadanie do wykonania i działające rozwiązanie na czas, nie test wyboru.
Cztery zbudowane rozwiązania, w tym agent AI i system obsługi leadów, opisałem wyżej, w sekcji Projekty.
Proces
Automatyzacja
AI
Sprawdź, gdzie Twoja firma może odzyskać czas.
Wypełnij krótką ankietę, a powiem Ci, czy automatyzacja ma u Ciebie sens. Także wtedy, kiedy odpowiedź brzmi „nie”.